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Avec la crise sanitaire, les assistant(e)s ont vu leur quotidien transformé et leurs habitudes de travail bouleversées. De la prise de rendez-vous à l’animation de réunions, les outils numériques se sont imposés dans le travail des assistant(e)s. Assistalents vous présente une sélection des 5 outils indispensables en 2022.
Les métiers de l’assistanat ont été très fortement impactés par la crise sanitaire. Celle-ci a donné lieu à d’importantes transformations du travail, avec notamment la démocratisation du télétravail, des réunions à distance et des documents numérisés. Pour faire face à ces transformations, de nombreux outils existent sur le marché pour améliorer la productivité. Certains d’entre eux peuvent grandement faciliter le quotidien des assistant(e)s.
Pour la prise de rendez-vous
Planifier des rendez-vous avec Calendly
Calendly est probablement le moyen le plus pratique de planifier des RDV client, ou encore de partager ses disponibilités pour une réunion. Calendly permet de générer un lien de prise de RDV où le client va pouvoir choisir lui-même un créneau selon les disponibilités que vous avez indiqué. Vous recevrez une notification chaque fois qu’un RDV est pris et le gros avantage est qu’il est possible de se synchroniser avec le calendrier Outlook ou encore le Google Calendar.
Pour l’animation de réunions
Animation des brainstormings avec Klaxoon
Klaxoon est un outil d’animation novateur, celui-ci permet de faciliter l’interaction en se basant sur le digital. Posez une question ou un sujet, les participants scannent le QR Code et n’ont plus qu’à noter leurs idées/réponses depuis leur téléphone. Très pratique pour animer efficacement un brainstorming et garder une trace écrite des points évoqués. Il y a même la possibilité de réaliser des quiz, ce qui peut être une manière originale de conserver l’attention des participants à une réunion.
Pour la prise de notes
Prise de notes avec Evernote
Bien que beaucoup d’outils similaires soient présents sur le marché, Evernote est la solution la plus complète pour la prise de notes. Accessible sur téléphone, tablette ou ordinateur, vous pouvez y insérer du texte, des tableaux, des croquis, prendre des photos, et même dicter avec la reconnaissance vocale qui va retranscrire chaque mot que vous prononcerez. Les notes sont organisables à volonté et stockées sur le cloud, donc à jour en temps réel et accessibles partout.
Pour la gestion des tâches et des projets
Gestion des tâches avec Trello
Puissant outil de gestion de projet, Trello se montre tout aussi efficace dans un suivi basique des tâches (to-do list, planning équipe, agenda des événements…) que pour les projets les plus spécifiques (calendrier éditorial, tableau kanban, tableaux de bord…). Accessible également sur mobile, tablette et PC, il propose un certain nombre d’extensions et de fonctionnalités très utiles, telles que les rappels, les to-do lists et les tags pour s’organiser.
Pour le suivi des documents administratifs
Suivre efficacement les documents avec Hellosign
Les documents administratifs sont au cœur du quotidien des assistant(e)s. Leur suivi est donc indispensable, et c’est là qu’Hellosign apporte de la nouveauté. Non seulement, l’outil permet de collecter les signatures et signer les documents de manière fiable et juridiquement conforme, mais il permet également d’automatiser certaines formalités administratives (notamment les documents relatifs à l’embauche et l’intégration de nouveaux collaborateurs). En plus de cela, l’outil permet de centraliser et de suivre l’état de chaque document, avec des notifications.
En complément, et selon les spécialités, d’autres outils peuvent faciliter votre quotidien, c’est notamment le cas de Canva, qui permet la création de visuels sans connaissances en graphisme, très utile pour créer des affiches, flyers et autres supports de communication, en plus d’être un redoutable concurrent des slides Powerpoint. On peut également citer les extensions Chrome telles que MerciApp, qui permet de corriger les fautes de manière intelligente.
Il est intéressant de noter que dans cette sélection d’outils, 100% d’entre eux disposent d’une version gratuite limitée, l’occasion parfaite de s’initier et de pratiquer !
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