Les missions principales pour le poste Assistante administrative/juridique (H/F)
Mon client, dans le secteur du notariat recherche son assistante administrative et juridique à Lyon.
Les missions seront:
Organisation & gestion d’agenda
- Gestion autonome d’un agenda complexe
- Priorisation et arbitrage des rendez-vous
- Organisation et regroupement des signatures
- Coordination avec les autres services de l’étude
- Protection des plages stratégiques
Ouverture & préparation administrative
- Ouverture administrative des nouveaux dossiers
- Constitution du dossier numérique et classement initial
- Envoi des premières demandes de pièces
- Suivi des retours et relances
- Saisie des données dans les outils internes de suivi
- Préparation administrative des premiers rendez-vous
Gestion des dossiers
- Suivi des pièces et complétude des dossiers
- Relances clients
- Demandes d’état civil, états hypothécaires...
- Coordination avec les intervenants du dossier
- Transmission sécurisée des informations nécessaires (RIB, documents…)
- Préparation administrative des signatures
Formalités postérieures :
- Envoi des actes signés aux clients
- Notifications aux organismes concernés
- Publicités légales
- Suivi des formalités au greffe
- Vérification de la complétude des formalités
- Suivi des prestataires externes
Interface & organisation interne
- Tri et priorisation des mails
- Rédaction de réponses simples
- Interface fluide entre les intervenants
- Signalement des points sensibles
- Contribution à la bonne coordination entre les services
LISTE NON LIMITATIVE
Le profil recherché
Vous disposez d'une expérience significative de 2/3 ans minimum en assistanat administratif, de direction ou juridique dans des environnements exigeants.
Si vous avez une expérience en étude notariale, ce serait un vrai plus.
Vous êtes adaptable, flexible, autonome et vous possédez un très bon relationnel.
Votre sens du rédactionnel, votre adaptabilité et votre sens de la confidentialité sont des éléments nécessaires au poste.
Vous maîtrisez parfaitement le Pack office.
Vous avez le gout du travail en équipe, vous êtes stable et sérieuse.
salaire: 30/33k€
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