Offres d'emploi par domaine

Candidature spontanée

26/04/23

qualites-entretien-assistante

Par Assistalents

Assistanat

Candidats

Métiers & Emploi

Tops & Listes

Acteur clé de l’entreprise, l’assistante joue un rôle stratégique dans le bon fonctionnement et la vitalité de l’organisation. Les qualités d’une bonne assistante sont donc essentielles pour assurer une efficacité et une productivité optimales des équipes. À l’heure où les assistantes sont de plus en plus plébiscitées par les entreprises, tour d’horizon des qualités les plus recherchées par les recruteurs.


1. La capacité d’organisation et de gestion du temps

Sans surprise, une assistante efficace et productive présente de grandes aptitudes d’organisation et de gestion du temps. Souvent responsables de la gestion des tâches administratives, de la coordination des calendriers et de la planification des réunions importantes, l’assistante est bien souvent le support organisationnel de l’entreprise. 

▶ Pensez, au cours de l’entretien, à des exemples concrets lors de vos expériences précédentes qui ont démontrés vos qualités d’organisation en mentionnant, également, les outils et logiciels utilisés. 

2. Le sens de la rigueur

De la rigueur avant tout ! Le sens de la rigueur, pour l’assistante, consiste à faire preuve d’exactitude, de précision et de méthodologie dans l’exécution des tâches. En respectant les normes et les procédures, l’assistante contribue à l’efficacité de l’entreprise, évite les erreurs et les omissions, et assure une bonne gestion des documents et des dossiers. 

▶ Ciblez, encore une fois, des exemples précis (gestion de dossiers et d’informations, suivi de budgets, coordination de projets…) 

3. La maîtrise de la gestion de projets

Une assistante n’est plus cantonnée à des tâches administratives et logistiques de base. L’assistante peut désormais, au sein de l’entreprise, jouer un rôle clé dans la gestion de projets : centralisation des informations, coordination des échanges et suivi de l’avancée du projet, l’assistante participe à la réussite de l’ensemble des projets menés au sein de l’entreprise. Comme le souligne Monique Jany, ancienne présidente de la Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat (FFMAS), « Nous assistons à un repositionnement de nos métiers sur des actions à forte valeur ajoutée, dépassant les tâches administratives traditionnelles. »  

▶ Mentionnez, au cours de l’entretien, votre participation à différents projets en expliquant clairement votre rôle au sein de l’équipe et en soulignant votre maîtrise et agilité avec les outils bureaucratiques, nécessaires pour une gestion de projet efficace 😊 

4. Une qualité d’écoute active et empathique

Le métier d’assistante repose, avant tout, sur des qualités humaines et relationnelles. La capacité d’écoute active et empathique est extrêmement importante pour une assistante car elle doit être en mesure de comprendre les besoins et les attentes des membres de l’équipe, des clients et des fournisseurs. En écoutant activement et avec empathie, l’assistante peut mieux comprendre les besoins et les attentes de chacun et fournir un meilleur service en conséquence. 

▶ Démontrez votre capacité d’écoute en portant une attention toute particulière, au cours de l’entretien, aux informations présentées par le recruteur afin d’être capable de poser des questions pertinentes et de montrer votre compréhension du poste. 

5. Des talents de communication

Outre cette capacité d’écoute aiguë, une bonne assistante se distingue par ses qualités de communication. En tant que point de contact entre les membres de l’équipe, les clients et les fournisseurs, une assistante doit être capable de communiquer clairement et efficacement. Comme l’illustre Arnaud Vaissié, PDG et cofondateur d’International SOS, l’assistante joue un rôle stratégique dans la bonne tenue des échanges « Le rôle de Lauren, mon assistante clef, est d’instaurer une relation de convivialité positive face aux demandes multiples ». 

▶ Soignez votre expression au cours de l’entretien en répondant de manière précise et argumentée aux questions posées, tout en gardant le sourire 😉 

6. Un sens de la prise d’initiatives et de propositions

Enfin, une bonne assistante doit être capable de se montrer force de proposition en suggérant des méthodes de travail et des outils innovants. Elle doit participer à la bonne organisation de l’entreprise en permettant d’améliorer la productivité des équipes. Sophie Nouvel, actuelle présidente de la Fédération Française des Métiers de l’Artisanat et du Secrétariat, explique cette fonction stratégique de l’assistante : « L’assistante d’aujourd’hui se doit d’être pro-active, force de proposition et en veille sur son métier. Cela fait partie de son rôle indispensable, au cœur des enjeux de son entreprise. Elle doit donc contribuer à la performance de son entreprise en proposant la mise en place d’outils innovants. L’assistante doit être « high-tech », être dans le coup d’un point de vue technologique et donc se tenir informée de ce qu’il se fait et ce qu’il se fait de mieux ! » 

▶ N’hésitez pas à souligner comment vous avez pu, au cours de vos précédentes expériences, améliorer le fonctionnement et l’organisation d’une entreprise grâce à des outils ou des méthodes concrètes. 

 L’ensemble de ces qualités feront indéniablement de vous la candidate idéale pour le prochain poste que vous convoiterez 🥳