Assistante de Direction Trilingue Allemand/Anglais (H/F) #52397

Les missions principales pour le poste Assistante de Direction Trilingue Allemand/Anglais (H/F)

Sous la responsabilité du directeur de site, vos missions seront les suivantes : 

GESTION DU BUDGET

– Réaliser les documents de cadrage avant toute demande de prestation (process COIN et PAINTS).
– Faire créer les contrats cadre avec les prestataires récurrents sur 3-5 ans, après avoir analyser les besoins avec le service Facility Management.

A partir des éléments communiqués par les équipes Facility Management, ou en fonction de leurs besoins, initier la commande auprès des fournisseurs :

– Vérifier les tarifs (vis-à-vis des guidelines groupe/grilles tarifaires – taux horaire exemple et également les prix marchés).
– Réceptionner et instruire les devis dans les outils SAP et COUPA
– Contrôler les données du compte fournisseur avant chaque commande avec les équipes comptabilités du groupe ; collecter les informations nécessaires pour la création du compte fournisseur si nécessaire.
– Enregistrer les devis dans le fichier Excel de suivi des commandes 
– Transmettre le numéro de bon de commande au fournisseur et réceptionner les factures.
– Vérifier le budget restant avec les Achats et le Controlling et l’animer avec proactivité auprès des équipes sur site (alerter sur l’évolution des enveloppes budgétaires).
– Réaliser le suivi du budget et communiquer le prévisionnel lors des Forecasts aux équipes locales (France) et en central (Allemagne).

ADMINISTRATIF

– Accompagner le Chef de centre dans l´organisation et l´animation des Workshops.
– Préparer les présentations sous Powerpoint ou à l´aide de tout autre outil digital « agile » type think cell., etc.., en langue française, allemande et anglaise.
– Établir les comptes-rendus en langue Française, Allemande et Anglaise des réunions et les communiquer aux différents interlocuteurs internes/externes.
– Commander ponctuellement des traductions de documents (en français et en allemand) pour l’administration générale.
– Être l’interlocuteur. trice du prestataire de la restauration d’entreprise sur les sujets de la satisfaction collaborateurs, la création de comptes pour les nouveaux arrivants, les demandes spécifiques (commandes de prestations extra).
– Administrer le stock du matériel de bureaux.
– Gérer la relation avec les hôtels identifiés via le contrat cadre logistique, afin de garantir la qualité de prestation et le nombre suffisant de places pour les visiteurs du Centre d’Essai.

Le profil recherché

De formation supérieure BAC+2/3 de type BTS SAM (Support à l’Action Managériale) ou BTS GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) ou encore BUT GACO (Gestion Administrative et Commerciale des Organisations), ou équivalent au BTS Assistant de direction, vous justifiez d’une expérience d’environ 5 ans sur un poste semblable ou comme assistante de direction, assistante commerciale avec une dimension internationale.

Vos savoir-être : esprit de synthèse, précision, rigueur, adaptabilité, respect de la confidentialité, bon relationnel.

Notre client recherche une personne ayant obligatoirement les prérequis suivants : 
– Maîtrise courante de l’allemand et de l’anglais à l’écrit et à l’oral
– Maîtrise de PowerPoint 
– SAP (c’est un plus non obligatoire)

Contrat proposé : 

– Temps plein du lundi au vendredi avec 12j de télétravail par mois 
– Horaires flexibles
– Restaurant d’entreprise 
– Une rémunération comprise entre 30 et 35K sur 13 mois + Prime d’intéressement et participation (correspondent entre 3 et 4 mois de salaire depuis des années) + Prime variable sur objectifs atteints (jusqu’à 2000€ par an)