94 - Chennevières-sur-Marne
INTERIM
28/30K€
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Les missions principales pour le poste Office manager en interim (H/F)
L’assistant(e) de direction accompagne l’ensemble des services supports au quotidien afin d’optimiser la gestion de leur activité.
Elle/ Il organise et coordonne les informations internes et fait l’interface entre les différents interlocuteurs et/ou services et elle / il participe à l’amélioration continue de l’organisation.
1/ MANAGEMENT
- Manager une équipe composée de 2 secrétaires en collaboration avec la Secrétaire Générale
- Organiser et diffuser le planning
- Recueillir les besoins de chaque service
- Assurer la répartition et la coordination de la charge de travail
- Former et/ou identifier et faire suivre les formations requises à son équipe
2/ ASSISTANAT COMMERCIAL
- Mise à jour des données chiffrées dans les logiciels commerciaux
- Préparer les éléments pour les réunions de services (CA, objectifs, suivi de l’activité, prévisions…)
- Suivre et être force de proposition afin d'améliorer la satisfaction client
- Participer aux actions de préparation et à l’envoi du tarif
- Participer à la réunion de facturation
3/ SECRÉTARIAT – ASSISTANAT
- Assurer l’accueil physique & téléphonique (est garante de la qualité d’accueil et de la transmissions des messages)
- Traiter la réception, la distribution interne ainsi que l’envoi du courrier postal et électronique
- Réaliser des travaux numériques (Compte rendu, courriers, présentation PW, fichiers Excel…)
- Relecture et vérification
- Réaliser les travaux de reprographie
- Mailings et mises à jour publipostage
- Participer à la qualité de la communication interne sous l’autorité de la Direction (Revue de presse, Steeple, réseaux sociaux, sacs de communication)
2/ SERVICES GENERAUX
- Gérer le stock et commandes les fournitures de bureau, le réapprovisionnement des documents de communication
- Contrôler quotidiennement l’état de marche du matériel (matériel bureautique, visioconférence, vidéo projecteur…)
- Assurer et/ou déclencher l’intervention de dépannage
Le profil recherché
Idéalement issu(e) d’une formation BAC+2 type BTS Assistant(e) Manager / Assistant(e) gestion PME, vos disposez d’une première expérience de 3 ans sur un poste similaire.
Vous maitrisez le Pack office (word, excel, powerpoint).
Votre organisation flexible, votre gestion rigoureuse et méthodique et votre polyvalence et votre discrétion seront des éléments indispensables à la réussite de ce poste.
Rémunération : 28k-30k€ selon profil sur 12 mois. 33h hebdomadaires sur 4 jours
Mutuelle / CSE / semaine de 4 jours
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