92 - PUTEAUX
CDI
30/35K€
Les missions principales pour le poste Responsable administratif(ive) H/F
Nous recherchons pour notre client, une école supérieure, un(e) responsable administratif(ive) en CDI pour un commencement dès que possible.
LA MISSION AU GLOBAL:
D'une manière générale, coordonner l’activité des équipes administratives de l’établissement et faciliter la circulation d’information entre les différents services de l’établissement et avec tous les services supports transverses.
Assurer le bon fonctionnement de la gestion administrative générale de l'établissement.
Travailler en synergie et en appui administratif des différents services : direction, commercial, pédagogie et services supports.
Être garant des données, documents provenant de l’établissement et de leur bonne transmission aux services concernés et appliquer les process.
En fonction de la taille du campus et de l’organisation en place, peut être amené à manager une équipe.
EN DETAIL :
Assurer la gestion administrative, RH et financière de la direction de l’établissement, notamment autour des axes suivants :
Administration : Gérer l’accueil/ courrier / événement - Assister le Directeur (gestions des courriers, de l’agenda, des déplacements, des réunions, établir et suivre des rapports d’activité, alimenter des bases de données, définir et mettre en place des procédures et s’assurer de la diffusion nationale, mettre à jour divers documents (répertoire interne, listes de diffusion, trombinoscope, organigramme, assurer les commandes (fournitures de bureaux, mobilier, prestation etc).
Administration du personnel en support des RRH et le service paie : Mettre à jour les dossiers du personnelles, les éléments variables de paie, les affiliations, DUERP et les absences. Gérer l'intégration des nouveaux collaborateur et les contrats de travail et avenants des enseignants (établir les déclarations préalables à l’embauche, la déclaration d’autorisation d’enseigner au rectorat et élaborer les fiches d’objectif).
Gestion des Travailleurs Indépendants : Constituer et s’assurer de la complétude du dossier de renseignements individuels (attestation sur l’honneur, URSSAF, extrait casier judiciaire, etc.) - Rédiger la convention et assurer le suivi de sa signature -Contrôler les factures par rapport aux CRA. Gérer les éventuelles relances et corrections
Facturation et recouvrement (en appui) : Assurer un reporting régulier aux responsables hiérarchiques et fonctionnels (suivre tout le cycle de la facturation clients) . Assurer la qualité documentaire de l’ensemble de la chaîne de facturation(enregistrement du Contrat de vente, qualité, complétude, qualité de l'intégrité et la conformité de la donnée. Effectuer le recouvrement. Constituer le dossier administratif des étudiant et créer les contrats. Contrôler les contrats d'alternance.
Missions annexes : Appuyer le service pédagogique et commercial pendant les temps fort de l’année /Assurer la mission de Référent handicap.
Service de rattachement : Directeur de l’établissement
Nombre de salariés au sein du service : 3 + 2 intérimaires
Le profil recherché
Notre client recherche un Manager à l'écoute, qui accompagne son équipe.
Il est nécessaire d'avoir des connaissances de la législation du travail et d'avoir un expérience en management (2 ans minimum).
Travail exceptionnel certains soirs (portes ouvertes) ou week-ends.
Diplôme : Bac +3/4 spécialisé en Administration et Gestion du Personnel ou BTS Gestion de la PME.
Outils : IGOR, Timmi (Lucca) absences, Pack Office
Salaire : 30/ 35 k€ (35 pour un profil confirmé).
Statut : Technicien hautement qualifié à Cadre
Lieu : 92
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