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Dossier 360 | L'Assistanat et l'Office Management
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Paroles d'Experts
Dans cette interview, Marion VINCENT nous partage son regard d'expert sur le métier d'Assistant(e) de Direction.
1. Pour commencer, peux-tu nous présenter ton rôle et ton expertise sur le marché des Assistant(e)s de Direction ?
Je suis Marion Vincent, Consultante en Recrutement chez Assistalents. J’accompagne mes clients sur toute la province, et en particulier en régions AURA et Hauts de France.
Je travaillais à l’origine dans l’Événementiel et dans le Service Client, car j’ai toujours été attirée par les relations humaines. Après le COVID, je me suis intéressée davantage au Recrutement. J’ai eu ma première expérience en cabinet de Recrutement il y a 4 ans, et je me suis spécialisée sur les métiers de l’Assistanat. J’apprécie le côté humain du Recrutement, dans le rapport aux clients et aux candidats. J’aime accompagner, écouter activement les candidats de cette branche. On peut rencontrer une grande variété de profils et c’est ce qui m’intéresse.
2. Le poste d’Assistant(e) de Direction a-t-il évolué ces dernières années ? Quelles sont les principales transformations que tu as observées ?
On me demande souvent des candidatures sur lesquelles les profils disposent d’un certain bagage en termes d’expérience. Pour autant, je remarque que la rémunération est plutôt à la baisse sur ces postes, et c’est en lien avec la conjoncture actuelle. Les budgets ne sont pas toujours en phase avec les attentes des candidats.
La tendance qui émerge : des clients en recherche d’un savoir-être en particulier, et ce, avant le savoir-faire. Par exemple, récemment, j’ai eu un rendez-vous avec un DG et une DRH en région, qui me disaient qu’ils cherchaient avant tout un grand sens de la discrétion.
Il y a aussi une recherche de technicité bien sûr, sur certains logiciels, ou un niveau avancé demandé sur le pack office (maîtriser les tableaux croisés dynamiques sur Excel, etc.). On en demande beaucoup aux Assistants, mais pas particulièrement plus qu’avant. C’est un métier qui est très polyvalent. Enfin, en fonction de la structure, on peut avoir des demandes de maîtrise d’une langue étrangère.
3. Quelles sont aujourd’hui les compétences essentielles pour être un(e) bon(ne) Assistant(e) de Direction ?
Une grande adaptabilité est essentielle, et un sens de la diplomatie également. C’est un métier dans lequel il ne faut pas se formaliser auprès d’une direction qui peut être changeante au vu de la conjoncture. On recherche souvent quelqu’un de souple, avec un grand sens du service. L’Assistant de Direction va rendre service à la Direction, parfois aussi aux collaborateurs, et il doit avoir un grand respect de la confidentialité. Fréquemment, on dit de lui qu’il est un « support », un « bras droit », ce sont des termes qui reviennent régulièrement. Il peut avoir des missions variées : animer, s’occuper de la Communication, être un support à la RH, faire un peu de Comptabilité… C’est un profil très polyvalent.
4. Et côté soft skills, quelles qualités font vraiment la différence au quotidien pour ce type de poste ?
Le plus important côté soft skills, c’est : un grand sens de l’écoute, une bonne organisation bien sûr, ainsi que la confidentialité et la diplomatie. Il faut également aimer être polyvalent, savoir « switcher », car on est interrompu régulièrement.
On rend service à la direction et aussi souvent aux collaborateurs, selon la taille de la structure. Il faut donc être habitué à avoir différents interlocuteurs. Cela demande d’être un bon communicant et de savoir adapter son discours à son interlocuteur.
On peut être rattaché à la direction, mais sans lien hiérarchique spécifique, parfois. C’est un rôle qui demande de l’adaptabilité. On peut avoir des contacts avec la Comptabilité, l’ADV, etc. Tandis que dans les grands groupes, c’est très structuré, dès lors l’Assistant(e) de Direction peut être rattaché à des interlocuteurs précis.
5. Existe-t-il des atouts qui ne sont pas obligatoires, mais qui rendent un profil particulièrement attractif auprès des recruteurs ?
Oui, cela peut être les langues étrangères, ou bien la maîtrise de certains outils informatiques (plus ou moins spécifiques) selon le besoin. C’est très large. Mais la maîtrise d’une langue étrangère, en particulier, peut faire sortir du lot. Un secteur d’activité spécifique dans l’expérience du candidat va aussi aider les recruteurs à se projeter avec lui. La maîtrise d’un outil informatique, d’un outil de facturation spécifique va aussi jouer en la faveur d’un candidat.
Parfois, quelqu’un qui a participé à des projets transverses : événementiel, fondation, marketing, communication, etc. est recherché également.
6. Quelles sont les nouvelles attentes des entreprises que tu accompagnes sur ces recrutements ? Que recherchent-elles vraiment aujourd’hui ?
Comme évoqué un peu plus haut, j’ai remarqué que le savoir-être est la priorité dans les attentes des employeurs. Beaucoup de clients nous confient les postes en recrutement externe, non pas parce qu’ils ont été déçus par les capacités techniques, mais plutôt par la personnalité des candidats qu’ils ont identifiés en direct. Ils recherchent des profils sérieux, fiables et engagés. On nous demande d’aller chercher une personnalité, le « feeling » avec la personne est central. C’est ici notre plus-value car nous traitons quotidiennement avec ces profils de candidats.
En deuxième point, ils recherchent quelqu’un qui sera très autonome, très vite. Il y a moins de patience sur les postes de l’Assistanat que sur d’autres métiers où un nouveau salarié aura parfois plus de temps d’adaptation et de formation
Enfin, la posture est importante, et le discours doit être adapté aux interlocuteurs. Les attentes des équipes évoluent. Certaines sociétés qui sont en croissance recrutent et recherchent des profils proactifs, avec qui ils vont travailler longtemps. Parfois, l’Assistant de Direction « crée le poste » : il arrive quand on a vraiment besoin de lui dans une structure et il sera alors le premier à occuper cette place.
7. Quels défis l’Assistant de Direction peut-il rencontrer dans son travail au quotidien ? Y’a-t-il des traits de personnalité déterminants pour les dépasser ?
Il va être souvent interrompu, il doit donc savoir gérer ses priorités. Il doit pouvoir supporter d’avoir des missions et responsabilités qui évoluent, qui sont changeantes. Sa charge de travail est dense, il va donc devoir s’organiser pour pouvoir avancer efficacement.
L’adaptabilité est essentielle, mais aussi la discrétion, car il traite parfois des sujets sensibles. L’Assistant(e) de Direction doit être polyvalent : il peut gérer du Recrutement, être amené à faire un peu de RH, un peu de Comptabilité, avoir un volet Événementiel, etc. C’est quelqu’un qui doit forcément être à l’écoute, rigoureux, avec une grande qualité de communication. Cette personne est l’ambassadrice de la structure, et va être amenée à être en contact avec tout le monde (en interne, comme en externe). Il faut donc soigner au mieux son recrutement afin que le profil soit à la hauteur du poste et des enjeux.
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