L’Office Manager, Chef d’orchestre du quotidien de l’entreprise

Je suis issue d’un parcours en Master Finance en alternance. Je me suis orientée vers le Recrutement en 2021. Depuis mes débuts, je recrute des profils en Assistanat : de l’Assistant de Président à l’Hôte d’Accueil, en passant par l’Assistant Technique, l’Office Manager, etc.

J’adore mon métier, car je rencontre des personnes chaque jour, et mon objectif est d’être « matchmaker » dans le monde professionnel : en proposant des Assistants à des Managers avec lesquels ils vont avoir des affinités et des facilités à collaborer.

Un client m’a dit un jour « je recherche la colonne vertébrale du cabinet », et j’ai trouvé cette formule très belle, valorisante, et surtout très juste. L’Office Manager joue un rôle central & transversal. Il gère de nombreux sujets administratifs, logistiques et humains. Dans le détail, il gère les services généraux : ça va de l’entretien des locaux, aux commandes des consommables et fournitures, à la gestion du fonctionnement général de l’entreprise. Il va parfois aussi organiser les événements, participer au team Building, etc.

Son rôle ces dernières années n’a pas changé, et il s’est même plutôt démocratisé. On a valorisé le poste en lui attribuant un intitulé et des tâches précises, bien qu’assez vastes selon les structures dans lesquelles il opère. C’est un poste sur-mesure, façonné selon les besoins spécifiques de l’entreprise.

Tout à fait. Au sein des Start-ups et PME (moins de 100 salariés), L’Office Manager est souvent « multicasquette ». Il ou elle “touche à tout” : Gestion administrative, RH, Onboarding, préparation des variables de Paie, Communication interne, Comptabilité, Événementiel, Facturation… Son rôle est très opérationnel.

Au sein des Grands groupes, en revanche, son poste est plus axé sur la Gestion des Services Généraux (locaux, fournitures, logistique…) et tout ce qui est organisationnel ou de l’ordre du support aux Managers (réunions, évènements, notes de frais…).

Enfin, en fonction des secteurs d’activité, on notera une différence dans les cabinets de Conseil, d’Avocats ou de Finance. Ici, l’Office Manager occupe une place très orientée vers la qualité de service et des actions vers l’externe. Il incarne l’image de la structure auprès des clients et partenaires du cabinet qui l’emploie.

Au niveau des compétences techniques, on recherche des profils à l’aise avec les outils informatiques, notamment :  l’incontournable pack Office et les outils collaboratifs. Il faut aussi disposer de bonnes capacités rédactionnelles. Des bases en Comptabilité sont demandées fréquemment, ou bien une connaissance de la Facturation et des Ressources Humaines. Enfin, en langue étrangère : un niveau d’Anglais, à minima professionnel, peut être attendu.

Parmi les soft skills incontournables, on peut citer le sens de l’organisation et celui des priorités, ainsi qu’une bonne gestion du stress. Indéniablement, le sens du service, une bonne communication et l’envie de bien faire vont de pair avec les attentes liées au poste d’Office Manager. Sans oublier une grande rigueur et de la précision au quotidien, particulièrement quant au respect des délais, de la confidentialité et des procédures.

On peut aussi citer l’esprit d’équipe et la prise d’initiatives, qui vont être un vrai plus pour ce « Facilitateur du quotidien ».

Dès que l’entreprise commence à grandir et que certaines tâches, comme celles des Services Généraux et autres tâches annexes (Facturation, Onboarding des nouveaux arrivants…) commencent à prendre trop d’importance. S’il n’y a aucun poste d’Assistant dans l’entreprise, son rôle peut s’avérer nécessaire à partir d’une vingtaine de salariés.

Créer un poste comme celui de l’Office Manager va permettre de libérer du temps plus opérationnel ou lié au Business, et permettre aux entreprises d’être plus performantes.

Ainsi la Direction et les managers peuvent rester centrés sur leurs missions de cœur de métier et à plus-value opérationnelle envers les clients et partenaires.

L’erreur fréquente, c’est de rechercher le fameux « mouton à cinq pattes » : quelqu’un qui cocherait toutes les cases pour le poste, avec de l’expérience dans le même secteur, au sein d’une entreprise de même taille, etc. En fonction de la rémunération proposée, il va être très difficile de trouver un candidat avec de l’expérience sur tous les volets et qui correspond en tous points.

Il m’est arrivé par exemple de « pousser » un profil qui avait toutes les compétences et le niveau d’expérience attendus, et surtout la personnalité parfaite pour le poste. Son point faible était lié à son niveau d’anglais, qui était professionnel et non courant. L’entreprise l’a tout de même sélectionné parmi les six autres profils présentés et rencontrés. Aujourd’hui, cette candidate est toujours en poste, et elle a même évolué au poste de Responsable Administrative. Cela illustre bien le fait qu’un candidat peut remplir son rôle avec brio, si on parvient à déterminer les points d’attentes mineurs et ceux à prioriser.

Une autre erreur courante côté entreprise, c’est de ne pas soigner la période d’intégration du nouveau collaborateur : il faut le présenter aux équipes et valoriser son apport dès son arrivée, et même avant.

L’Office Manager n’occupe pas un simple « poste administratif ». Son action peut libérer plusieurs jours de travail par mois à la Direction. Pour cela, il faut considérer ce Recrutement comme un investissement sur l’efficacité et dans la durée.

Une entreprise en croissance va avoir des besoins grandissants sur ce poste, et il peut très vite se rendre irremplaçable. C’est un pilier organisationnel, un facilitateur du quotidien et un relai stratégique.

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